1. Kdaj moram oziroma sem dolžan pridobiti delovno knjižico?

Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002) v 224. členu predpisuje delovno knjižico kot obvezen dokument, ki ga mora imeti delavec. V skladu s 15. členom Pravilnika o vsebini in načinu vodenja evidenc s področja zaposlovanja (Uradni list RS, št. 85/2002, 45/2004) mora delovno knjižico zavodu za zaposlovanje predložiti tudi brezposelna oseba, ki se želi prijaviti v evidenco brezposelnih oseb. Osebi, ki ne namerava skleniti delovnega razmerja ali se prijaviti v evidenco brezposelnih oseb, ni potrebno pridobiti delovne knjižice.

2. Kje vložim zahtevo za izdajo delovne knjižice?

V skladu s 5. členom Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) se zahteva za izdajo delovne knjižice vloži pri upravni enoti, pristojni glede na kraj stalnega prebivališča občana ali glede na sedež delodajalca, kjer delavec sklene delovno razmerje.

Pri tem ni pomembno ali gre za »centralno enoto« ali izpostavo, bistveno je, da je podana pristojnost za izdajo skladno z navedenim členom.

3. Koliko časa traja od zahteve do izdaje delovne knjižice?

V 7. členu Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) je določeno, da se o zahtevi za izdajo delovne knjižice odloči takoj, najkasneje pa v dveh dneh od vložene zahteve in priloženih potrebnih dokazilih.

4. Kolikšni so stroški povezani s pridobitvijo delovne knjižice?

Skladno s Sklepom o določitvi cene delovne knjižice (Uradni list RS, št. 125/2006) znaša cena delovne knjižice 2,24 eura. Navedeni znesek predstavlja le materialni strošek (ceno tiskanja) izdaje delovne knjižice, saj je storitev izdaje delovne knjižice prosta takse.

5. Kaj lahko storim, če je moja delovna knjižica poškodovana oziroma uničena ali če jo izgubim?

V skladu z 28. členom Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) se delavcu, ki je izgubil delovno knjižico ali pa je ta tako poškodovana, da vanjo niso več mogoči vpisi, na njegovo zahtevo izda nova delovna knjižica. Zahtevi za izdajo nove delovne knjižice zaradi izgube je treba priložiti potrdilo Uradnega lista RS, da je vplačana objava oglasa o izgubi delovne knjižice oziroma številko in stran uradnega lista, če je oglas že objavljen.

6. Kdo je pristojen za vpis podatkov o izobrazbi v delovno knjižico?

Glede na to, da Pravilnik o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) določa izrecno pristojnost upravne enote le v primeru izdaje delovne knjižice, v primeru vpisovanja podatkov o izobraževanju, strokovnem izpopolnjevanju in usposabljanju pa je v 13. členu pravilnika določeno le, da jih vpisuje upravna enota, menimo, da tovrstne podatke lahko vpiše katera koli upravna enota.

7. Ali mi lahko upravna enota vpiše izobrazbo v delovno knjižico na podlagi potrdila o diplomiranju, ki mi ga je izdala fakulteta?

V skladu s 13. členom veljavnega Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) podatke o izobraževanju, strokovnem izpopolnjevanju in usposabljanju vpisuje v delovno knjižico upravna enota na podlagi javnih listin, ki so naštete v pravilniku.

Čeprav omenjeni pravilnik ne omenja potrdila o diplomi, ki še ni izdana, oziroma potrdila o  pridobitvi magisterija, menimo, da se to lahko vpiše v delovno knjižico, vendar samo v času do izdaje diplome oziroma magisterija (takšno potrdilo namreč velja samo do izdaje diplome oziroma magisterija).

8. Kaj lahko storim, če mi delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja noče izročiti delovne knjižice?

V petem odstavku 226. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002; ZDR) je določeno, da mora delodajalec takoj po prenehanju veljavnosti pogodbe o zaposlitvi proti potrdilu o prejemu vrniti delovno knjižico. V primeru kršitve navedene določbe zakona ima inšpektor za delo na podlagi drugega odstavka 227. člena ZDR po opravljenem inšpekcijskem nadzoru pravico in dolžnost z odločbo delodajalcu odrediti, da zagotovi izvajanje zakona. V 16. točki prvega odstavka 231. člena ZDR je predvidena tudi denarna kazen v primeru take kršitve s strani delodajalca.

9. S poroko sem zamenjala priimek. Ali je treba zaradi tega zamenjati delovno knjižico oziroma kaj je potrebo urediti v zvezi z njo? 

Pravilnik o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) ne predvideva zamenjave delovne knjižice v primeru spremembe priimka, pač pa v drugem odstavku 12. člena predvideva vpis spremembe imena in priimka, in sicer tako, da se v rubriko »Ime« ali »Priimek« vpiše sprememba imena in/ali priimka s tem, da se prejšnji podatek prečrta.

Delavec, ki ga določi načelnik upravne enote, overi spremembo s svojim podpisom in pečatom. Glede na navedeno pravno ureditev vam svetujemo, da se obrnete na pristojno upravno enoto, kjer vam bodo v delovno knjižico vpisali spremembo priimka.

10. Glede na to, da je delovna knjižica dokument, ki ga ima delavec, me zanima ali ta dokument lahko hranim doma in z njim osebno razpolagam?

V 224. členu Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002; ZDR) je delovna knjižica predpisana kot obvezen dokument, ki je javna listina in ki ga mora imeti delavec. V skladu s 1. odstavkom 226. člena ZDR mora delavec delodajalcu izročiti delovno knjižico ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi. Delodajalec mora delavcu izdati pisno potrdilo o prejemu delovne knjižice.

ZDR v 3. odstavku 226. člena določa, da ima delodajalec delavčevo delovno knjižico v hrambi, na izrecno zahtevo delavca pa mu jo mora proti podpisu o prejemu izročiti. 5. odstavek 226. člena ZDR pa določa, da  mora delodajalec vrniti delavcu delovno knjižico takoj ob prenehanju veljavnosti pogodbe o zaposlitvi, in sicer proti potrdilu o prejemu.

Vsebinsko enaki določbi najdemo tudi v 24. in 25. členu Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998), pri čemer naj omenimo, da v skladu z 2. odstavkom 24. člena osebe, ki opravljajo samostojno dejavnost, hranijo delovno knjižico sami.

11. Kje oziroma kdo mi bo zaključil delovno knjižico?

V skladu s 14. členom Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) se v delovno knjižico vpisujejo podatki o delovnem razmerju, ki jih vpisujejo delodajalci. To pomeni, da delovno knjižico delavcu »zaključi« njegov vsakokratni delodajalec. Poleg tega se v delovno knjižico vpisujejo tudi podatki o opravljanju samostojne dejavnosti, ki jih vpisujejo pooblaščeni delavci upravne enote. Podatke o času nezaposlenosti, ki se všteva v zavarovalno dobo, vpisuje Zavod RS za zaposlovanje, podatke o priznani posebni dobi ter o naknadno priznani zavarovalni dobi pa Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje.

12. Ali se v tujini pridobljena izobrazba vpisuje v delovno knjižico?

V skladu s 13. členom Pravilnika o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998) podatke o izobraževanju, strokovnem izpopolnjevanju in usposabljanju vpisuje v delovno knjižico upravna enota na podlagi javnih listin, ki so naštete v pravilniku.

Kot javne listine je mogoče šteti tudi tuja spričevala oziroma dokazila o izobrazbi, pod pogojem, da veljajo za javne listine v pravu države izvora listine in so bile izdane v obliki in na način, predpisan v pravu države izvora listine. Upoštevajoč zgoraj navedeno, za potrebe vpisa izobrazbe v delovno knjižico ni potreben postopek ugotavljanja enakovrednosti tujega izobraževanja s slovenskim, saj vpis v tujini pridobljene izobrazbe v delovno knjižico ne zagotavlja enakopravnosti ali enakovrednosti tujega izobraževanja s slovenskim.

Za vpis tuje javne listine (tujega spričevala) v delovno knjižico mora stranka zagotoviti njen overjeni prevod.

13. Ali se delovna doba, pridobljena v tujini, vpisuje v delovno knjižico?

Praviloma se delovna doba oziroma zavarovalna doba, pridobljena v tujini, ne vpisuje v delovno knjižico. Skladno s Pravilnikom o delovni knjižici (Uradni list RS, št. 28/1990, 31/1991-I, 47/1992, 14/1995 in 57/1998; pravilnik) se v delovno knjižico vpisujejo le podatki o delovnem razmerju, ki jih vpisujejo delodajalci, za katere veljajo slovenski predpisi o delovnem razmerju.

Izjema je določena v 21. členu pravilnika, kjer je navedeno, da podatke o zavarovalni dobi oseb, zaposlenih v tujini, vpisuje na 31. stran delovne knjižice, v rubriko »Naknadno priznana zavarovalna doba« Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Republike Slovenije za osebe, ki so obvezno zavarovane pri Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Republike Slovenije.